Die Diskussion zur Effizienz

Im ersten Teil unserer Blog-Trilogie haben wir uns der Frage gewidmet, welche Auswirkungen die All-IP Umstellung auf die Effektivität bestehender Kommunikationsprozesse hat. Im zweiten Teil haben wir die Entscheidung für oder gegen das Fax aus Sicht der IT-Sicherheit und im Hinblick auf Datenschutzrisiken betrachtet. Damit verbleibt für diesen dritte Teil noch die Frage, wie die Wahl der Mittel die Effizienz von Kommunikationsprozessen beeinflusst - und warum diese Frage in der Diskussion um das Fax nicht viel häufiger gestellt wird.

Besonders ausgeprägt sind diese Widerstände etwa im Gesundheitswesen, wo das Fax trotz der bekannten Sicherheitsrisiken in vielen Abstimmungsprozessen noch Standard ist. Dabei wünschen sich Patienten und Angehörige selbst durchaus digitale Kommunikationslösungen. Um auf diese Diskrepanz und auf Alternativen zum Faxgerät aufmerksam zu machen (darunter auch das eigene Produkt), hat die Firma LifeTime etwa die Initiative #faxendicke in Leben gerufen.

Auch was die Kommunikation mit Gemeinden und Behörden angeht, ist die Nachfrage auf Seiten der sogenannten Datensubjekte durchaus gegeben. Wer würde das Wort „Behördengang” nicht gerne aus dem Wortschatz streichen, fragt etwa Wolfgang Otto vom WDR? Online Antrag statt Papierkrieg, Zeit und Porto für den Postweg sparen, Rückfragen per E-Mail klären statt Nummern-ziehen und Wartezeiten beim Bürgerdienst - die Vorteile scheinen auf der Hand zu liegen.

Die Behörden selbst geben dennoch an, am Fax festhalten zu wollen. Zu den vorgebrachten Begründung zählen dabei etwa Silo-Denken, welches einheitliche Lösungen verhindert, fehlende Finanzierungsquellen oder mangelhafte Internet-Infrastruktur… Europäische Nachbarn wie die digital-fortschrittlichen Niederlande können da nur mit dem Kopf schütteln. Diese Fragen waren dort vor 10 Jahren Thema. Wie auch im Gesundheitswesen fällt aber auf: Die Frage nach der Prozesseffizienz glänzt durch Abwesenheit - und das wohl aus gutem Grund.

Lassen Sie uns beispielhaft einen Vergleich abbilden: Ein und derselbe Kommunikationsprozess (oder Workflow, wenn Sie wollen), einmal per Fax:

Fax_vs_ZIVVER_DE-02

Fax_vs_ZIVVER_DE-03

Dem Navigator sagen diese Bilder mehr als tausend Worte. Für Datenschutzbeauftragte zählen die Argumente zur Informationssicherheit. Der Systemadministrator ergänzt (nicht selten mit Nachdruck) Argumente für das Abschaffen der Faxgeräte hinsichtlich der damit verbundenen Zeit- und Kostenersparnisse bei der Wartung und Instandhaltung. Team- und Abteilungsleiter sehen weitere Vorteile bei der Flexibilität in der (Tele-)Zusammenarbeit unter Kollegen im Home-Office oder bei global verteilter und mobil arbeitender Mitarbeiter. 

Aus Sicht des Controlling spricht zudem alles dafür, nach der All-IP Umstellung davon zu profitieren, dass nur noch für die Dienste bezahlt werden kann, welche von der Organisation auch tatsächlich genutzt werden. Kosten-Argumente gelten spätestens mit der Verabschiedung des DVG (Digitale-Versorgung-Gesetz, häufig bezeichnet als „Spahn-Gesetz”) auch für Arztpraxen, Krankenhäuser und Gesundheitszentren, da ein Fax für Ärzte fortan nicht mehr extra vergütet wird, so dass ein Versenden per E-Mail attraktiver wird. 

Wer muss also noch überzeugt werden? Meist sind dies Kollegen, die eine neue Lösung als unbekannte Größe mit Risiko und die Veränderung daher mit Verschlechterung gleichsetzen. Um hier lösungsorientiert auf eine Entscheidung hinzuarbeiten hilft es, die Alternative möglichst greifbar zu machen. Wir spielen das hier anhand unseres Beispiels zum Vergleich Fax versus sichere E-Mail für Sie durch (auch als Handout zum herunterladen).

Wir hoffen, dass diese Zusammenstellung Ihnen bei der internen Diskussion weiterhilft.
Wer alle drei Teile als Gesamtpaket herunterladen möchte, findet das Whitepaper zu unserer Blog-Trilogie unter diesem Link als PDF zum kostenlosen Download.

ZIVVER unterstützt Sie gerne bei der Umstellung von Kommunikationsprozessen vom Fax auf sichere E-Mails. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Whitepaper zum Thema „Fax oder fertig?”

 

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