Fax und fertig mit den Kollegen? Bringen Sie Lösungsorientierung in die Diskussion zur Umstellung von ISDN auf All-IP!

In Deutschland wird auch nach Anbruch des Jahres 2020 weiter kontrovers diskutiert über... das Fax! Mit dem Abschalten der ISDN-Netze stehen vor allem Unternehmen und Organisationen vor der Entscheidung, ihre Telefax-basierten Kommunikationsprozesse umzustellen oder mit den neuen, IP-basierten Lösungen nachzubilden. Für alle, die dabei Überzeugungsarbeit leisten müssen, konkrete Argumente für Handlungsempfehlungen suchen oder bereits unter Change-Management Erschöpfungserscheinungen leiden, bieten wir hier erste Hilfe an.

Als selbsterklärtes Land der Ideen gibt Deutschland zähneknirschend zu, bei der Digitalisierung noch nicht einmal Durchschnitt zu sein und im Zweifelsfall per Gesetz aufholen zu müssen. Bei der Frage nach dem Retten oder Verabschieden der Faxgeräte laufen gleich mehrere Stränge der damit verbundenen Diskussionen zusammen. Mit unserer Blog-Trilogie beleuchten wir nacheinander drei dieser Diskussionen im Detail:

1. Die Diskussion zur Effektivität
Wann rechtfertigt der Zweck die (analogen oder digitalen) Mittel und wann basiert die Argumentation auf ganz anderen Gründen?

2. Die Diskussion zur Sicherheit
Wird Datenschutz tatsächlich umgesetzt oder lediglich als Totschlagargument vorgeschoben?

3. Die Diskussion zur Effizienz
Warum wird trotz Alternativen an bestehenden Prozessen festgehalten, obwohl diese an diversen Stellen unnötig Ressourcen binden?

Wir beginnen hier mit der ersten Säule und der Frage, welche Auswirkungen die All-IP Umstellung auf die Effektivität bestehender Kommunikationsprozesse hat.

Wenn Sie sich mit einer oder mehreren dieser Diskussion befassen (müssen), finden Sie hier Impulse für mehr Lösungsorientierung, als Informationsgrundlage für Entscheidungen und zum Identifizieren von Handlungsbedarf. Wer sich zusätzliche Unterstützung wünscht, den laden wir herzlich zur Gruppentherapie bei unserem kostenlosen Webinar zum Thema „Faxen oder nicht faxen, das ist hier die Frage” ein.

Die Diskussion zur Effektivität

Je nachdem, wo man sich einliest, hat die Umstellung von ISDN auf „All-IP” eigentlich nur Vorteile. Von Seiten einzelner Netzanbieter, zum Beispiel, lässt sich diese kurz und bündig damit begründen, „dass die ISDN-Technik veraltet ist und das IP-Netz eine bessere Alternative mit mehr Vorteilen und Funktionen bietet.” Während einige Leser jetzt zustimmend nicken, lösen solche pauschal-positiven Ankündigungen der „radikalen Abschaffung von ISDN zugunsten von All-IP” bei anderen jedoch eher Widerstand aus. Statt Einsatz für die Umstellung zu mobilisieren, werden vielmehr Zweifel an den versprochenen Vorteilen vorgebracht.

Der Nostalgiker

Falls Sie sich mehr mit der einen oder mit der anderen Rolle identifizieren können, wird Ihnen spätestens jetzt vielleicht klar, warum es bestimmte Kollegen gibt, mit denen Sie bei der Fax-Diskussion aneinander vorbei argumentieren. Während Sie über Veränderungen als Chance nachdenken, verteidigt jemand anderes etwa noch erprobte Wege oder zumindest das „bekannte Übel”. Wie hilft Ihnen diese Erkenntnis weiter?

1. Wissen ist Macht


Schon allein das Bewusstsein, dass nicht jeder direkt (nur) die Vorteile bzw. Herausforderungen der Umstellung sieht, hilft Ihnen intern eine bessere Diskussion zu führen. Versuchen Sie sich vom einen wie vom anderen Tunnelblick zu lösen und stattdessen sowohl die Chancen als auch den empfundenen Aufwand mit einzubeziehen. 

Die Bundesnetzagentur liefert ein gutes Beispiel für die anbieter- und produktneutrale Darstellung der Hintergründe zur All-IP Umstellung, inklusive Einordnung in den historischen und technischen Kontext.1 Immerhin stammen die öffentlichen Telefonnetze als ursprünglich analoges System für die Sprachübermittlung aus der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts. Seitdem wurden sie zur Modernisierung schon mehrfach umgestellt. Aus analog wurde zunächst elektromechanisch, dann elektronisch, daraufhin digital und schließlich „integriert” (dafür steht das „I” in ISDN). Parallel dazu entwickelte sich das Internet-Protokoll oder IP-basierte Netzwerk zur Datenübertragung. Parallel ist dabei wortwörtlich zu nehmen - im Sinne von gleichzeitig aber getrennt - denn IP, ISDN und analoge Netze waren nur an sogenannten Übergabepunkten miteinander gekoppelt. Die All-IP Umstellung hat nun genau zum Ziel, „die bisher nebeneinander bestehenden, historisch gewachsenen Netze durch neue universelle Transportplattformen zu ersetzen.”

Man beachte hier die Verwendung von „historisch gewachsen” als Begründung für den Veränderungsbedarf, statt als Gegenargument, wie es gerne von Nostalgikern angeführt wird. Dieser Perspektivwechsel kann Ihnen helfen, wenn Kollegen Zweifel an der Nützlichkeit neuer Optionen und Funktionen haben. Geben Sie Beispiele für Errungenschaften aus vorherigen Umstellungen, wie die Rufnummernanzeige oder Rufumleitung. Ganz nach dem Motto: „Wenn man uns damals gefragt hätte, ob man das braucht… und heute könnten wir nicht mehr ohne.” 

2. Aufwand vergleichen, statt verdrängen


Es gibt bei der All-IP Umstellung für Organisationen nicht die eine Option mit - und die andere ohne Aufwand, sondern nur verschiedene Optionen mit unterschiedlichem Aufwand. Auch wer seine Faxgeräte behalten möchte, kann Handlungsbedarf also nicht vermeiden. Wirklich nicht? Nein, wirklich nicht.

Der Grund: Mit der All-IP Umstellung ist die Infrastruktur (sprich: der Netzzugang) nicht länger gleichbedeutend mit den genutzten Diensten. Für das Weiterverwenden bisheriger Faxgeräte heißt das zum Beispiel ganz banal, dass ein Router zum IP-Anschluss zwischengeschaltet und die Stromversorgung für die Endgeräte separat sichergestellt werden muss, da diese nicht mehr direkt aus dem Netz gespeist werden. Für den Navigator ist die Gleichung dabei offensichtlich: Mehr Schnittstellen bedeuten erhöhte Komplexität und damit zusätzliche potentielle Fehlerquellen. Dem eigentlichen Ziel der Umstellung, zu bündeln und zu integrieren, läuft man damit entgegen.

Nostalgiker wenden nun eventuell ein, dass die Umstellung für Privatnutzer aber doch kaum Handlungsbedarf mit sich bringt. Damit haben sie insofern recht, dass sich Änderungen im persönlichen Gebrauch meist erst dann ergeben, wenn Verträge mit Anbietern eh ablaufen. Neue Vereinbarungen werden dann direkt auf Basis der umgestellten Angebote getroffen. Für Organisationen ist die Situation derweil eine andere, da hier ein Kommunikationskanal oft an umfassende Prozesse und Arbeitsroutinen gekoppelt ist. Kritisch wird es bei speziellen Anwendungsfällen wie einem Hausnotruf oder Gefahrenmeldeanlagen. Weniger kritische Kommunikationsprozesse können, rein technisch gesehen, weiterbetrieben werden. Allerdings erfordert dies zusätzliche Komponenten und eine Neukonfiguration für Endgeräte. 

Nicht umsonst empfiehlt die Bundesnetzagentur für Unternehmen daher, die All-IP Umstellung „als ein technologisches Migrationsprojekt zu bewerten, das zur Vermeidung von betriebstechnischen Störungen der rechtzeitigen Vorbereitung und der fachkundigen Planung sowie Umsetzung bedarf.” Für Ihre interne Diskussion kann es helfen, den meist unterschätzten Handlungsbedarf beim Weiterbetreiben der Faxgeräte aufzuzeigen. Die diesbezüglichen Empfehlungen der Bundesnetzagentur haben wir für Sie in einem Vergleich zu digitalen Alternativen zusammengefasst.

Unabhängig davon, ob Sie auch nach der All-IP Umstellung weiter per Fax kommunizieren wollen oder nicht, eine Diskussion müssen Sie intern auf jeden Fall führen, nämlich die zum Thema IT-Sicherheit und Datenschutz. Mehr dazu im nächsten Teil unserer Blog-Trilogie.

Whitepaper zum Thema „Fax oder fertig?”

 

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