Kundenprofil Bergman Clinics

Kundenfall bergman clinics

Kundenfall

Der Bergman Klinikverbund verfügt über das größte Netzwerk aus Spezialkliniken für planbare, medizinische Gesundheitsleistungen in den Niederlanden. Insgesamt zählen die Bergman Kliniken fast 700 feste Mitarbeiter - mit einer voraussichtlichen Erweiterung auf 40 Kliniken und gut 1500 Mitarbeiter in den kommenden Jahren. In der Zentrale in Naarden (NL) ist auch die zentrale ICT-Abteilung untergebracht, wo Colette Haddon als fachkundige Applikations- und Systemverwalterin tätig ist. Frau Haddon ist auch als Projektführerin für die Implementation von ZIVVER bei den Bergman Kliniken verantwortlich.

 

Fall

Für den Klinikverbund Bergman hat der Datenschutz der Patienten höhste Prioritaet. Deshalb wurde entschieden, E-Mails an Patienten auf eine zusätzlich abgesicherte über ZIVVER zu verschicken. „Unsere Patienten verlassen sich darauf, dass ihre Patientendaten optimal gesichert sind”, erzählt Colette Haddon. „In diesem Bereich möchte Bergman gerne Vorläufer sein. Wichtigster Pluspunkt ist, dass Mitarbeiter sensible, private Informationen an alle Empfängergruppen sicher verschicken können. Das verläuft zudem schnell und mit wenigen zusätzlichen Handlungen, damit unsere Mitarbeiter während ihrer alltäglichen Arbeit nicht gehindert werden. Das erhaltende Feedback, ist durchaus größtenteils positiv.”

„Die ZIVVER-Mitarbeiter sind immer konstruktives Feedback aufgeschlossen und versuchen dieses sofort umzusetzen, um ihre Dienstleistung stetig weiterzuverbessern”

Der Implementation sind verschiedene Gespräche mit ZIVVER vorausgegangen. „Wenn fast 700 Mitarbeiter mit einer neuen Applikation an die Arbeit gehen, will man das technisch selbstverständlich bis ins kleinste Detail vorbereiten“, erzählt Frau Haddon. „Die Experten von ZIVVER bieten hierfür verschiedenen Lösungswege an und unterstüzen mit detailierten Implementierungsanweisungen. In diesen wurden viele unserer technischen Herausforderungen und mögliche Lösungen bereits klar beschrieben. ZIVVER verarbeitet die Kundenerfahrungen mit den Bergman Kliniken weiter, um aus diesen Erfahrungen den Prozessablauf stetig zu optimieren Die ZIVVER-Mitarbeiter sind immer für konstruktives Feedback aufgeschlossen und versuchen dieses sofort umzusetzen, um ihre Dienstleistungen stetig weiterzuverbessern”Während der Vorbereitung besprach Frau Haddon auch die Möglichkeiten, wie man den Bergman Klinikmitarbeitern die neue Lösung vorstellen koennte. „Eine Lösung ist keine Lösung, solange die Mitarbeiter damit nicht arbeiten wollen”, stellt sie fest. „ZIVVER verfügt dazu über eine Reihe nützlicher Kommunikationstipps. Wie kann man das Thema beispielsweise im Dialog mit Kollegen zur Sprache bringen? Dazu können Beispieltexte mit einer klaren Beschreibung der verschiedenen Lösungsschritte oder fuer Untenehmen von ZIVVER bereitgestellte Poster verwendet werden auch dank dieser Tipps und Beispiele konnte ich schnell einen effektiven Kommunikationsplan erstellen, wobei ich mich für Kommunikation über E-Mail, Web-App, selbst entworfene Postern und verschiedener Brochüren als PDF entschieden habe.”

„Dank der wertvollen Tipps und Beispielen, konnte ich mit unserer Marketingabteilung schnell einen effektiven Kommunikationsplan erstellen”

Trotz der soliden Vorbereitung verzögerte sich die Implementation dennoch. Frau Haddon: „Dies hatte einige technische Ursachen. Der Implementierungsprozess fand in Zusammenarbeit mit den Experten von ZIVVER und dem Hostingdienst statt. Als die Situation dennoch in einer Verzögerung mündete, zeigte sich ZIVVER als kompetenter Partner und sorgte dafuer, dass schnellstmoeglich eine Loesung gefunden wurde. Wir fanden das eine angenehme und proaktive Arbeitsweise.”

Der Klinikverbund Bergman arbeitet bereits seit langer Zeit mit ZIVVER. Sowohl das Management als auch die Mitarbeiter sind über die Auswirkungen der neuen Lösung sehr positiv gestimmt. Oft verwenden unsere Mitarbeiter ZIVVER bei dem Versand von Rezepten an die Apotheken”, so Frau Haddon. „Dieser Prozess fand zuvor häufig noch mit dem Fax statt. Das bringt viel Arbeit mit sich und Papier-, sowie andere Instandhaltungskosten. Nach der Implementierung gaben viele Mitarbeiter an, mit der neuen Lösung zufrieden zu sein. Sie freuen sich insbesondere über die Einfachheit und Geschwindigkeit von ZIVVER. Unsere Mitarbeiter haben die Gewissheit, dass die Nachrichten sicher verschickt werden.”

„Unsere Mitarbeiter freuen sich insbesondere über die Einfachheit und Geschwindigkeit der Lösung”

Laut Frau Haddon, sei die positive Reaktion des Personals auch dem maßgeschneiderten Implementationsplan zu verdanken. „ZIVVER hat Betriebsregeln mit Risikowörterverzeichnissen fuer zu unterschiedliche Sektoren. Mit diesen Regeln koennen Sie die Software auf die Wünsche Ihrer Organisation abstimmen. Daneben können Sie die Betriebsregeln phasenweise einführen. In der ersten Phase wird für die Mitarbeiter nur eine Empfehlung durch einen grauen Balken sichtbar. In der nächsten Phase erscheint eine Warnung in Form eines orangefarbigen Balken. Wir haben uns dafür entschieden, E-Mails zu blockieren, die ausführende Dateien enthalten. In dieser letzten Phase folgt (wenn nötig) eine Fehlermeldung in einem roten Balken. Durch diesen Prozess bekommen Mitarbeiter genügend Zeit um sich an ZIVVER zu gewöhnen und schulen gleichzeitig Ihr Bewusstsein für eine sichere Kommunikation.”

Zudem reagiert die Beratungsstelle von ZIVVER umgehend auf Fragen, so Frau Haddon. „So will man vor dem Versand 100 ähnlicher E-Mails nicht immer wieder die gleiche Warnung sehen”, erzählt sie. Nach Gesprächen mit ZIVVER sind hierzu viele Verbesserungen durchgeführt worden. „Wir konzentieren uns momentan auf einige Verbesserungsaspekte in der Chat-Funktion. Nach der Implementation dieser Aspekte können unsere Mitarbeiter, Partner und Patienten in 2018 auch sicher über die App kommunizieren. Des Weiteren arbeitet ZIVVER an Möglichkeiten für eine digitale Unterschrift und direktes Mailen von unserem EPD aus. Damit wird die Lösung für alle Beteiligten noch benutzerfreundlicher."

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