Kundenreferenz Gemeinde Epe

Kundenprofil

Die Kommune Epe verwendet seit etwa drei Jahren sehr viel Aufmerksamkeit auf Informationssicherheit und Datenschutz. „Gute Informationsbereitstellung ist notwendig, um alles, was im sozialen Kompetenzbereich fällt, in den Griff zu bekommen”, so Patrick Boon, Projektführer zur Informationsbereitstellung. „Die neue Datenschutz-Grundverordnung verschärft die bestehende Gesetzgebung in diesem Bereich. Wir waren schon hierauf bedacht, aber dies verschafft unseren Aktivitäten in diesem Bereich noch mehr Priorität.” Laut Herrn Boon sei Aufmerksamkeit für Informationssicherheit und Datenschutz ein nie abgeschlossener Prozess. „Wir sind hiermit ständig beschäftigt und entdecken immer wieder neue Fokusbereiche, die hierin mit einbezogen werden müssen. Neulich haben wir beispielsweise unsere Vertragsstrukturen überarbeitet.”

* Patrick Boon hat das Projekt inzwischen erfolgreich abgeschlossen und ist deshalb nicht mehr bei der Gemeinde Epe tätig.

 

Fall

Aufmerksamkeit für sensible Informationen und personenbezogende Daten im Zusammenhang mit Datenschutz

Herr Boon erzählt, dass vor drei Jahren ein Weiterbildungsverfahren mit der Gemeinde und verschiedenen Partnern innerhalb des sozialen Sektors gebildet wurde. Das hiermit zusammenhängende Ziel war die Steigerung des Bewusstseins, sorgfältig mit sensiblen und privaten Informationen umzugehen. Das Verfahren hat zu neuen Erkenntnissen, Anforderungen und beidseitigen Vereinbarungen in Bezug auf die Kommunikation geführt. "Wir haben uns dazu entschlossen, den Datenschutz besser zu regeln. Das ist wichtig, sowohl für Bürger als auch für unsere Mitarbeiter selbst. Sicheres Mailen gehört mit dazu. Auf Grundlage dessen, haben wir eine Liste an Anforderungen erstellt, mit welcher wir auf den Markt gegangen sind. ZIVVER stellte die beste Lösung vor, insbesondere aufgrund der intuitiven Verwendung und der Intelligenz des Systems. Anhand des im Voraus festgelegten Wörterverzeichnisses, alarmiert ZIVVER den Mitarbeiter über die Sensibilität der Informationen. Tippen Sie in der E-Mail beispielsweise eine kombinierte Sozialversicherungs- und Steuernummer ein, erscheint sofort eine Meldung, dass es sich hier möglicherweise um sensible, personenbezogende Informationen handle, die gesichert verschickt werden sollten.”

Schnelle und gute Implementierung

Herr Boon erklärt, dass die Implementation von ZIVVER von der Softwarberatung Solviteers übernommen worden sei. Dabei erklärte der Berater von Solviteers dem Projektteam zuerst die vollständige Lösung und es wurden alle Anwendungsmöglichkeiten erläutert. „Die Benutzeroberfläche ist sehr übersichtlich. Wir wissen, was alles möglich ist und was wir jetzt und später verwenden möchten.” ZIVVER ist eine SaaS-Lösung, wodurch die letztendliche Implementierung einfach und schnell durchgeführt werden konnte. „Weil nur eine Verbindung mit Outlook hergestellt werden muss, verlief die Implementierung außergewöhnlich glatt. Nach wie vor arbeiten nur jene Mitarbeiter mit ZIVVER, die innerhalb des sozialen Bereichs zuständig sind. Durch kurze Trainings wurden sie mit dem Produkt vertraut gemacht.”

 

„ZIVVER funktioniert außergewöhnlich einfach. Es ist intuitiv und begleitet

 

Logdatei

Laut Herrn Boon, sei ein weiterer Pluspunkt an ZIVVER auch das Logdatei, in welcher alle Nutzungsaktivitäten zusammengefasst werden. „Man kann sehen, welche Mitarbeiter ZIVVER verwenden und welche nicht.” In der Kommune Epe ist des Weiteren ein Datenschutzbeauftragter eingestellt worden, der Mitarbeiter auf die Notwendigkeit der Informationssicherheit aufmerksam macht. „Das Projekt ist erst vor kurzem gestartet. Wir werden weitersehen, wie es verläuft. Das letztendliche Ziel ist, dass alle Mitarbeiter mit ZIVVER an arbeiten.”


Herr Boon ist zufrieden mit der Art und Weise, wie Solviteers ZIVVER eingeführt hat. „Diese Organisation hat uns stets unter den Arm gegriffen. Nachdem die Zusammenarbeit mit Solviteers abgeschlossen ist, bin ich überzeugt, dass wir das Maximum aus dem Paket ausgeschöpft haben. Zudem ist es ein angenehmer Gedanke, dass es eine Beratungsstelle gibt, an die wir uns bei Bedarf wenden können.”

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