5 praktische tips om veilig persoonsgegevens te delen

2 min lezen - gepubliceerd op 25 januari 2018

Het delen van privacygevoelige informatie hoeft niet complex te zijn. Met de volgende vijf praktische tips maak je de manier waarop jouw organisatie persoonsgegevens deelt direct een stuk veiliger.

Tip 1: Zorg dat het beleid duidelijk is

Welke informatie moet je veilig versturen? Via welk kanaal en met welke beveiliging? Medewerkers doen het graag goed, maar willen niet per situatie het wiel opnieuw uitvinden. Ze hebben wel wat anders aan hun hoofd! Geef ze daarom een duidelijk overzicht met alle soorten informatie die jouw organisatie deelt. Voeg daar een stappenplan bij voor elke soort. Daarin staat overzichtelijk welke informatie je deelt op welke manier. Plaats dit heldere overzicht op je intranet, deel het via e-mail of hang posters op. En kies software die medewerkers ondersteunt bij het maken van de juiste keuzes. Het liefst software die medewerkers precies laat zien wat er gebeurt. Zo scherpen ze hun begrip van persoonsgegevens en de verbonden risico’s steeds verder aan.

 

Tip 2: Maak het de ontvanger makkelijk

Er is een flink aantal tools beschikbaar waarmee je veilig informatie kunt delen. De meeste oplossingen dwingen ontvangers echter tot allerlei extra handelingen. Ze moeten bijvoorbeeld eerst een app installeren, een account aanmaken of heel veel extra klikken voor ze jouw bericht kunnen lezen. De meeste ontvangers zitten daar niet op te wachten. Zorg daarom voor een oplossing die het mogelijk maakt om informatie veilig te delen, zonder de ontvanger op te zadelen met extra gedoe. Ook voor de medewerker die de informatie deelt is dat een prettig idee.

 

Tip 3: Zorg dat alle contactinformatie compleet is

Zorg er dus voor dat de ontvanger niks extra’s hoeft te installeren. Maar om zeker te zijn dat gedeelde informatie veilig aankomt, neem je soms extra maatregelen. Je stuurt bijvoorbeeld een authenticatiecode naar een mobiel nummer, of spreekt een wachtwoord af. Daarvoor heb je vooraf informatie nodig van de ontvanger. Zorg er daarom voor dat je die informatie krijgt zodra je de ontvanger spreekt. Vraag bij het aanmaken van een nieuwe klant bijvoorbeeld direct het e-mailadres én mobiel telefoonnummer, en controleer deze direct met een testmail en sms. Communiceren verschillende medewerkers met dezelfde ontvanger met gebruik van een wachtwoord? Zorg dan dat iedereen hetzelfde wachtwoord gebruikt. Daarmee ontzorg je de ontvanger. Er is ook software die dat automatisch regelt.

 

Tip 4: Maak van veilig delen de meest aantrekkelijke ervaring

‘U kunt uw gegevens over twee dagen via de post ontvangen, of over één minuut via een beveiligde mail. Wat heeft uw voorkeur?’. Ontvangers zien soms de noodzaak van beveiligde communicatie niet. Zeker als ze daar zelf iets extra’s voor moeten doen. Dat verandert vaak snel als je kort en krachtig de voordelen toelicht. Die mededeling kun je geautomatiseerd aan jouw bericht toevoegen. Ongetwijfeld zijn er daarna nog steeds ontvangers die niet mee willen werken, of om extra informatie vragen. Voorzie je medewerkers daarom van een paar goede argumenten waarmee ze ook deze kritische ontvangers tevreden stellen. Dan verwijs je natuurlijk ook naar de wettelijke verplichting en de dreiging van een boete.

 

Tip 5: Zorg dat je kunt handelen als het ergens fout gaat

Je kunt veel doen om fouten te voorkomen. Helaas kan geen enkele oplossing of organisatie een datalek voor de volle honderd procent uitsluiten. Zorg daarom dat je precies weet wat je moet doen als het toch een keer misgaat. Gebruik tools die ingrijpen makkelijker maken. Voordat je kan ingrijpen moet je eerst weten waar het fout is gegaan. Daarna weet je meteen wat je moet doen om de schade te beperken. Er zijn bijvoorbeeld tools die de toegang tot een verzonden e-mail blokkeren. En die je een overzicht geven wie de e-mail en bijlagen op dat moment al hebben bekeken. Dat helpt je om de schade te beperken, en om een gerichte melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens te maken.

lees Alles over veilig mailen en bestanden delen 

Picture of Wouter Klinkhamer

Wouter Klinkhamer

Wouter was van de oprichting in 2005 tot 2016 een vaste waarde in het team van Gupta Strategists. In die tien jaar groeide Gupta van een nieuwe nichespeler met 5 consultants naar de marktleider in strategisch zorgadvies in Nederland met 25-30 consultants. Wouter begon zijn periode bij Gupta als strategist en nam afscheid als partner. Wouter is bij ZIVVER betrokken vanaf het eerste moment dat Rick (op dat moment collega bij Gupta) met het idee speelde een oplossing te maken voor alle problemen rondom veilige uitwisseling van gevoelige informatie. Hij geniet ervan om ZIVVER te ontwikkelen van een goed idee naar wereldwijd succes. Zijn studieachtergrond als Bedrijfskundige en Jurist is nu van grote waarde om het bedrijf achter het idee zo goed mogelijk te laten werken. Je kunt Wouter tegenkomen in het Concertgebouw, op de racefiets of wandelend op de hei.