Het product: jaaroverzicht 2018 en vooruitblik 2019

7 min lezen - gepubliceerd op 20 december 2018

2018 was een jaar vol ontwikkelingen voor ZIVVER. Onze developers werkten aan een scala van handige nieuwe features en nuttige verbeteringen, vaak geïnspireerd door feedback van onze gebruikers. Dit resulteerde in een nog betere gebruikservaring voor iedereen die veilig mailt met onze producten.

In dit artikel geven wij je een indruk van enkele nieuwe mogelijkheden die we het afgelopen jaar toevoegden aan de ZIVVER WebApp, de Outlook plug-in en de OWA add-in. En natuurlijk geven we je een kleine vooruitblik op de ontwikkelingen die je in 2019 van ons kunt verwachten.

Wat bracht 2018?

 

Voor beheerders


Mail submission

Met Mail Submission is het voor organisaties mogelijk om vanuit hun bronsysteem met een standaard mailkoppeling (SMTP) berichten via het ZIVVER-platform veilig aan ontvangers te versturen. Dit is voor veel organisaties een zeer waardevolle functie, omdat zij vanwege de AVG/GDPR mails niet meer direct uit het bronsysteem, zoals Elektronisch Patiënten Dossier of Zaaksysteem, mogen versturen. Vaak werd teruggevallen op brieven etc. ZIVVER maakt het met deze functie mogelijk om weer makkelijk en veilig te communiceren. Er zijn al verschillende ziekenhuizen die deze functie inzetten om berichten aan patiënten uit bijvoorbeeld HIX via ZIVVER te versturen, waarmee zij aanzienlijke kosten besparen!


Exporteer gebruikersdata

Met de functie Exporteer gebruikersdata is het mogelijk om ZIVVER-berichten te downloaden via File Transfer Protocol (FTP). FTP laat je berichten onversleuteld downloaden als .EML-bestanden. De bestanden bevatten informatie over de verzender, ontvanger, leesbevestiging en bijlagen. Met deze functie voldoe je aan de GDPR-eis rondom dataportabiliteit.


Conversatiestarter

Je wilt inkomende informatiestromen makkelijk en veilig kunnen ontvangen. Sinds dit jaar is het met de Conversatiestarter mogelijk om externe relaties zonder ZIVVER-account veilige communicatie te laten initiëren. Je kunt bijvoorbeeld een ‘Mail mij veilig’-knop op je website en/of in je handtekening zetten. Via deze knop (link) kan iedereen vanuit een veilige omgeving contact met jouw organisatie opnemen!


Aliassen

Het is nu mogelijk om twee accounts met elkaar samen te voegen. Daarbij is één account een alias van het andere account. Als er een collega weggaat, kan een andere gebruiker nog steeds zijn of haar veilige berichten ontvangen. Zo gaat er geen communicatie verloren. 


Bestaande accounts toevoegen aan jouw organisatie

Voorheen kon een beheerder alleen nieuwe gebruikers uitnodigen in de ZIVVER-organisatie. Wie al een account had met zijn/haar zakelijke adres vóór de implementatie door de organisatie, kon niet meer aangehaakt worden bij het organisatieaccount. Nu kunnen beheerders deze gebruikers wel binnen de organisatie brengen en beheren.


Organisaties samenvoegen

Organisaties zijn constant in beweging. Fusies, overnames of afsplitsing komen regelmatig voor. De beheerder kan nu gebruikers migreren van de ene organisatie naar een andere. Ook is het mogelijk om organisaties juist te splitsen en deze splitsing ook door te voeren in de gebruikersaccounts.


Meertalige notificatieberichten

Ontvangers zonder ZIVVER krijgen een notificatiebericht als er een veilig bericht voor hen klaarstaat in de gastomgeving. De beheerder kan nu vanuit zijn dashboard teksten in verschillende talen instellen voor deze notificatie. De gebruiker kan vervolgens kiezen in welke taal hij het notificatiebericht wil verzenden. Op deze manier kunnen gastgebruikers dus altijd een notificatie in hun eigen taal ontvangen. 

 

Voor gebruikers


WebApp 

 Antwoorden is steeds makkelijker

Het afgelopen jaar hebben wij ons vooral geconcentreerd op het verbeteren van de e-mailervaring. Zo is het design aangepast om berichten makkelijk te beantwoorden en bevat het antwoordveld nu ook een zogenaamde rich text editor. Dit betekent dat je nu een balk met opmaakmogelijkheden hebt, zoals je die ook misschien van Gmail kent. 


Verloopdatum instellen

WebApp-gebruikers kunnen nu een bericht terugtrekken na een bepaalde tijd. In veel bedrijven is dit onderdeel van het interne beleid en door middel van ZIVVER kun je hier aan voldoen.


Niet storen

Als je op vakantie gaat of ziek bent, kan het fijn zijn om een automatisch bericht te sturen dat je niet in de gelegenheid bent om meteen te antwoorden. Dit kan de gebruiker nu zelf instellen in de WebApp.


Outlook Plug-in 

Plug-in in het Frans

Naast Nederlands, Engels en Duits ondersteunt de Outlook plug-in nu ook de Franse taal. Staat je Outlook op Frans ingesteld? Dan toont de plug-in automatisch de teksten in het Frans.

Makkelijk ontvangers controleren

We hebben het scherm om ontvangerscontrole in te stellen verbeterd, door de optie om voor alle nieuwe ontvangers tegelijk de ontvangerscontrole in te stellen te verwijderen. Je stelt nu in het scherm eenvoudig en overzichtelijk de ontvangerscontrole in per ontvanger.

Nieuwe inlogbalk

Gebruik je Single Sign-on om in te loggen in ZIVVER? Dan toont ZIVVER bij nieuwe berichten automatisch een inlogbalk waarmee je heel makkelijk inlogt. Je klikt dan simpelweg op de knop ‘Log in’ en hoeft dus niet meer naar het ZIVVER-menu en ‘Accounts beheren’.

Mobiele nummers worden automatisch overgenomen uit het adresboek

Het is nu gemakkelijker om berichten met het hoogste veiligheidsniveau te versturen. De plug-in neemt automatisch een mobiel nummer over uit het adresboek. Zowel uit een persoonlijk adresboek als uit het organisatiebrede adresboek in Outlook (de Global Address List). Berichten beveiligd met een SMS-code zijn veiliger dan berichten beveiligd met een wachtwoord, of zonder extra controle.

 

OWA

De Outlook Web Access add-in lanceerden wij in het begin van 2018. Bij een nieuw product zijn kinderziektes onvermijdelijk en wij hebben dit jaar dan ook hard gewerkt om dit product continu te verbeteren. Wij willen graag alle gebruikers bedanken die hun feedback met ons hebben gedeeld.

 

Gastgebruikers

Fout nummer melden

Voor gastgebruikers is het nu mogelijk om de afzender een melding te sturen als hij/zij een fout 06-nummer heeft ingevoerd. Nu komen er geen ongewenste sms’jes meer aan bij de verkeerde ontvanger. 


Huisstijl voor gastomgeving

In 2018 hebben meer dan 70 organisaties gebruikgemaakt van deze nieuwe add-on. Organisaties kunnen de gastomgeving helemaal aanpassen aan hun huisstijl, zodat de gebruikerservaring van alle ontvangers zonder ZIVVER verbetert.

 

Wat kan je van ons verwachten in 2019?


DLP voor mailen via andere clients 

Deze functie maakt het mogelijk om e-mails die nog niet gecontroleerd zijn door ZIVVER, bijvoorbeeld omdat ze verstuurd zijn via het mailprogramma van Apple, te laten beoordelen op mogelijke fouten. Je kunt dan denken aan verkeerde inhoud, verkeerde ontvanger of verkeerde beveiliging. Dit helpt organisaties bijvoorbeeld bij het beschermen van het mailverkeer via shadow-IT.


Integraties met bronsystemen 

Informatie die mensen uitwisselen per mail moet in sommige gevallen worden opgenomen in andere systemen, zoals een elektronisch patiëntendossier (EPD/HIS) of een zaaksysteem. ZIVVER laat gebruikers hun berichten met één druk op de knop in dit systeem opnemen.


Pop3/Imap-integraties 

Hiermee kunnen admins instellen dat gebruikers hun gevoelige mails ook in andere e-mailclients kunnen lezen, zoals Apple mail. Ook kunnen hiermee andere systemen, zoals EPD’s, CRM-systemen, HISsen, reacties op berichten die via ZIVVER verstuurd zijn weer in het eigen systeem importeren!


Detectie phishing/spoofing detectie

ZIVVER scant inkomende mails op opvallende informatie (zoals verdachte URL’s, bijlagen en afzenders) en waarschuwt je hiervoor. Dit is een steeds groter wordend risico met mogelijk grote impact. Met deze functie maakt ZIVVER de stap om niet alleen uitgaande maar ook inkomende berichten te beveiligen!


Classificatie gevoelige inkomende mail

Hiermee kunnen organisaties ook e-mails met gevoelige informatie die zij ontvangen identificeren en daar acties aan koppelen. Denk bijvoorbeeld verwijderen na x dagen of labels toekennen. Dit is een tweede functionaliteit waarmee ZIVVER het voor organisaties mogelijk maakt om met inkomende mail op een effectieve manier te voldoen aan de AVG.


Geavanceerd zoeken in beveiligde mail 

Zoeken in beveiligde mail is eigenlijk een contradictie. ZIVVER is echter bezig met een aanpak waarmee gebruikers toch kunnen zoeken naar e-mails op inhoud in het bericht en/of bijlagen. Hiermee wordt het aantrekkelijker om nog meer gevoelige berichten via het ZIVVER platform te versturen.


Suborganisaties en afdelingen

In het komende jaar biedt ZIVVER een makkelijke manier om suborganisaties en afdelingen te beheren binnen één organisatie. Op dit moment is het alleen mogelijk om één logo en één type notificatiebericht per organisatie in te stellen. Denk bijvoorbeeld aan gemeenten: zij hebben één domeinnaam, maar de communicatie vanuit verschillende afdelingen of divisies is heel anders. Dit is ook het geval bij universiteiten, waar faculteiten vaak hun eigen identiteit hebben. Beheerders hebben straks de mogelijkheid om die teams verder te personaliseren.


Gedeelde adresboeken/communities

In ZIVVER hebben we deze mogelijkheid om organisatie-overstijgende adresboeken te maken ‘Gedeelde adresboeken’ (‘Shared address books’) genoemd. Voor een effectieve manier van werken is het wenselijk dat verschillende stakeholders elkaars contactgegevens makkelijk kunnen vinden. Met deze functie kunnen gebruikers een eigen adresboek maken, en mensen daar voor uitnodigen. Denk bijvoorbeeld aan een groep van artsen binnen een regio die elkaar makkelijk willen kunnen vinden!


E-mailhandtekening

Komend jaar brengen wij een van de meest gevraagde features uit: de e-mailhandtekening voor veilige berichten.


Digitaal ondertekenen bestanden

We zijn er al een tijd aan bezig, maar we verwachten dat hij in 2019 dan toch echt af is! Met deze functie kun je voor een Word- en/of PDF-bijlage aangeven dat deze digitaal ondertekend moet worden door de ontvangers (en jouzelf). Dit vervangt het printen/tekenen/scannen/mailen van bijvoorbeeld contracten. ZIVVER zorgt voor ondertekening van documenten met een sterkere juridische zekerheid dan een natte handtekening!

Wil je nou meer weten of over een van bovenstaande functies, vind je het leuk om mee te denken, als klankbord te dienen, of om proefpersoon te zijn? Laat het dan weten via contact@zivver.com

Picture of Francis Mustert

Francis Mustert

Francis studeerde Communicatiewetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. Na haar stage bij Vodafone kreeg ze de smaak te pakken en startte zij haar Master Corporate Communication. Daarna ging zij in MKB aan de slag waar zij zelfstandig alle facetten van de marketing en communicatie opzette. Bij ZIVVER vindt ze de gedreven ondernemendheid aanstekelijk. Het meeste energie krijgt zij van kansen signaleren en ten volste benutten. Waarom? Omdat stilstand achteruitgang betekent. In haar vrije tijd staat Francis graag op het volleybalveld, maar geniet ook van de derde helft. Daarnaast maakt ze graag één keer per jaar een mooie reis.