Veilig mailen vanuit EPD HiX (ChipSoft) is nu mogelijk met ZIVVER Mail Submission

3 min lezen - gepubliceerd op 15 november 2019

Veilig mailen van zorglogistieke informatie, rechtstreeks vanuit het bronsysteem. Met Mail Submission voor HiX maakt ZIVVER het mogelijk voor gebruikers van het EPD-systeem HiX van Chipsoft. Een groot gedeelte van de Nederlandse ziekenhuizen gebruikt HiX. Het EPD is dé bron voor communicatie over bijvoorbeeld afspraken en onderzoekuitslagen. Versturen van deze informatie via reguliere e-mail is niet toegestaan op basis van de Europese privacywetgeving en specifieke normenkaders voor de zorg. Denk bijvoorbeeld aan de nieuwe norm voor veilige ad hoc communicatie van gezondheidsinformatie, de NTA 7516. Veel organisaties vallen daardoor terug op het sturen van brieven. Dit leidt tot hogere kosten, zorgen over veiligheid en vertraging van communicatie.

ZIVVER realiseerde in samenwerking met het Jeroen Bosch Ziekenhuis een koppeling die veilig mailen vanuit HiX mogelijk maakt. Het JBZ heeft hiermee de mogelijkheid om rechtstreeks afspraakbevestigingen te versturen naar het persoonlijke mailadres van de patiënt. Het ziekenhuis is een pilot gestart met een drietal afdelingen en de eerste bevindingen zijn positief.

Mede door de AVG gebruiken organisaties nog vaak de ‘ouderwetse’ brief

Digitalisering in de gezondheidszorg is niet meer weg te denken. Toch versturen zorginstellingen nog ontzettend veel brieven en faxen als onderdeel van hun dagelijkse processen. Vreemd genoeg is dat sinds vorig jaar verder toegenomen. De oorzaak ligt in de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) in mei 2018. Veel organisaties gebruikten namelijk e-mail om documenten zoals afsprakenbrieven en onderzoekuitslagen aan patiënten te sturen. Het gebruik van gewone (dus niet veilige) e-mail voor deze doeleinden werd gedoogd. De AVG maakte voor veel organisaties duidelijk dat deze werkwijze niet langer houdbaar was. De risico’s van het gebruiken van e-mail voor dit soort informatie is te hoog. Denk aan het risico op boetes en op imagoschade en herstelkosten als er iets fout gaat of als dit soort ‘risicovol gedrag’ in de publiciteit komt.

Door veilige e-mail niet alleen snellere, maar ook goedkopere communicatie

In mei 2019 heeft de NEN de door VWS en het veld gevraagde norm voor veilige e-mail van gezondheidsinformatie gepubliceerd: de NTA 7516. Deze norm maakt duidelijk welke voorwaarden gelden voor e-mail om ‘veilig’ te zijn voor toepassing in relatie tot informatie over de gezondheid. Dit creëert mogelijkheden voor organisaties om, mits ze voldoen aan de NTA 7516, e-mail weer in te zetten in de communicatie met patiënten en andere stakeholders. Dit maakt het niet alleen mogelijk sneller te communiceren, maar kan organisaties ook aanzienlijke kosten besparen.

Het Jeroen Bosch Ziekenhuis heeft jaarlijks ruim 450.000 polikliniekbezoeken. Het versturen van een brief, inclusief verwerkings- en portokosten, is een grote kostenpost. Met de veilige mailoplossing van ZIVVER kunnen de kosten sterk worden gereduceerd. Tevens wil het JBZ graag inspelen op de verwachting en behoefte van de patiënt.

Hoe Mail Submission vanuit HiX werkt

Met Mail Submission kan zorginformatie rechtstreeks vanuit het bronsysteem (ook andere systemen dan HiX) veilig worden gemaild. Daarbij kunnen alle vertrouwde beveiligingsmaatregelen van ZIVVER worden toegepast, zoals bijvoorbeeld twee-factor-authenticatie via SMS (eIDAS substantieel, verplicht onder de NTA 7516) en het instellen van een bepaalde beschikbaarheidstermijn voor het bericht. Snel, safe, simpel en met grote kostenbesparingen tot gevolg!

Voor het geautomatiseerd versturen van een veilig bericht direct vanuit HiX, wordt er een SMTP-systeemkoppeling opgezet met ZIVVER. HiX biedt het te versturen bericht aan de ZIVVER SMTP-server aan. ZIVVER verstuurt dit bericht vervolgens niet als ‘normale’ e-mail. De ZIVVER SMTP-server heeft een koppeling met de ZIVVER-server. Deze zorgt ervoor dat het aangeboden bericht als een ZIVVER-bericht wordt verstuurd, zodat het veilig bij de beoogde ontvangers wordt afgeleverd.

De architectuur met Mail Submission (groen) ziet er als volgt uit:


Mail Submission van ZIVVER is vanaf nu beschikbaar voor alle organisaties die met HiX werken, maar ook voor andere systemen waaruit gemaild wordt. Inmiddels hebben ook enkele andere ziekenhuizen, waaronder het Elkerliek Ziekenhuis, gekozen voor deze methode van efficiënt en veilig digitaal communiceren met patiënten.
Wil je meer weten over de mogelijkheden om vanuit HiX (of vanuit een ander systeem) direct veilige e-mails te sturen en kosten van post te besparen?
Neem contact met ons op!

Eerst meer lezen over de nieuwe norm? Download dan hier onze whitepaper:

Naar de whitepaper over NTA 7516

Picture of Eva Malten

Eva Malten

Eva studeerde Nederlandse taal en cultuur in haar favoriete stad: Utrecht. Daarna ontwikkelde ze zich tot communicatiemedewerker en werkte bij diverse uitgeverijen en de Bibliotheek Utrecht. Ze houdt van lezen en schrijven en is gespecialiseerd in compacte teksten met een heldere boodschap. Ze voelt zich thuis in het energieke en enthousiaste team van ZIVVER. In haar vrije tijd gaat Eva met haar gezin op stap in Utrecht of staat ze in de keuken om een taart te bakken.