Klantcase Gemeente Epe

Profiel klant

De gemeente Epe besteedt sinds circa drie jaar volop aandacht aan informatieveiligheid en privacy. Aan het woord is Patrick Boon, projectleider informatievoorziening bij Gemeente Epe. “Goede informatievoorziening is noodzakelijk om grip te krijgen op alles wat er binnen het sociaal domein gebeurt”, aldus Patrick Boon, projectleider Informatievoorziening. “De AVG scherpt de bestaande wetgeving aan. We waren hier al alert op, maar dit geeft nog meer prioriteit aan onze activiteiten op dit gebied.” Volgens Boon is aandacht voor informatieveiligheid en privacy een proces dat nooit af is. “We zijn hier steeds mee bezig en ontdekken telkens weer nieuwe aandachtsgebieden die erbij moeten worden betrokken. Laatst bijvoorbeeld hebben we de contractenstructuur in een nieuw jasje gegoten.”

* De opdracht van Patrick is ondertussen afgelopen. Hij is daarom niet meer werkzaam bij de gemeente Epe.

Case

Aandacht voor privacy

Boon vertelt dat drie jaar geleden een scholingstraject is gestart met de gemeente en verschillende ketenpartners binnen het sociaal domein. Doel hiervan was het vergroten van het bewustzijn om zorgvuldig om te gaan met privacygevoelige informatie. Dit leidde tot kennis, vaardigheden en onderlinge afspraken ten aanzien van de communicatie. “We hebben afgesproken de privacy goed te regelen. Dat is belangrijk, zowel voor burgers als voor de professionals zelf. Veilig e-mailen maakt hier deel van uit. Daarvoor hebben we een programma van eisen opgesteld waarmee we de markt zijn opgegaan. Zivver kwam als beste uit de bus. Met name vanwege het intuïtieve gebruik en de intelligentie van het systeem. Aan de hand van de vooraf ingevoerde woordenlijst alarmeert Zivver de medewerker over de privacygevoeligheid van informatie. Typ je bijvoorbeeld in de e-mail het woord BSN, dan verschijnt erdirect een melding dat je mogelijk met privacygevoelige informatie werkt, die beveiligd verstuurd moet worden.”

Snelle en goede implementatie

Boon legt uit dat de implementatie van Zivver werd verzorgd door Solviteers. Daarvoor nam de consultant van Solviteers het projectteam eerst mee door het volledige programma en werden alle toepassingsmogelijkheden uitgelegd. “Het dashboard is helemaal duidelijk. We weten wat er allemaal mogelijk is en wat we nu en wellicht later willen gebruiken.” Zivver is een SaaS-oplossing waardoor de uiteindelijke implementatie eenvoudig en snel gerealiseerd kon worden. “Omdat er eigenlijk alleen maar een verbinding met Outlook gemaakt moet worden, ging dit bijzonder vlot. Vooralsnog werken alleen de medewerkers die actief zijn binnen het sociaal domein met Zivver. In korte sessies zijn zij hierin wegwijs gemaakt.”

“Zivver werkt buitengewoon eenvoudig. Het is intuïtief en neemt je als het ware mee.”

Logboek

Prettig aan Zivver is volgens Boon ook het logboek waarin alle gebruiksactiviteiten terug te lezen zijn. “Je kunt zien wie van de medewerkers het gebruikt en wie niet.” Dat laatste is uiteraard onverstandig. Binnen de gemeente Epe is verder een privacy officer aangesteld, die medewerkers bewust maakt van de noodzaak van informatieveiligheid. “Het pakket is sinds kort in gebruik. We gaan kijken hoe dit verloopt. Het uiteindelijke doel is dat alle medewerkers met Zivver gaan werken.”
Boon is tevreden met de wijze waarop Solviteers Zivver heeft geïntroduceerd. “Ze hebben ons als het ware bij de hand genomen. Nu Solviteers klaar is, ben ik ervan overtuigd dat het maximale uit het pakket is gehaald. Daarnaast is het een prettige gedachte dat er een helpdesk is waarop we kunnen terugvallen.”